28 mei 2018

Privacybeleid

Privacyverklaring Stichting HeenenWeer

Versie 1 Mei 2018

1 Inleiding
Stichting HeenenWeer vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar klanten en relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden verwerkt en beveiligd. Stichting HeenenWeer houdt zich in alle gevallen aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de EU Reizigersverordening 1371/2007.

Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij mogelijk beschikken.

1.1 Opbouw privacyverklaring
In de inleiding van dit document is informatie te vinden over Stichting HeenenWeer. Stichting HeenenWeer is als organisatie verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook lichten we toe voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatste is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als klant heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Stichting HeenenWeer.

1.2 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer.

1.3 Is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verstrekken?
Voor de volledige uitvoering van uw rit is het noodzakelijk dat wij beschikken over uw persoonsgegevens. Op deze manier is het mogelijk om aan de chauffeur door te geven welke rit uitgevoerd moet worden.

Voor het versturen van de nieuwsbrief mogen wij uw persoonsgegevens, die we hebben gekregen voor het boeken van een rit, niet gebruiken. Dit komt omdat u de persoonsgegevens heeft afgegeven voor een ander doel dan het versturen van een nieuwsbrief.

1.4 Gegevens verzameld bij anderen?
Stichting HeenenWeer ontvangt soms uw gegevens van een derde partij. Bijvoorbeeld wanneer wij de ritten boeken voor één van onze opdrachtgevers zoals het AOC. Daarnaast kan het zijn dat we persoonsgegevens ontvangen van een wijkzorgpartij als bijvoorbeeld wijkverpleging of maatschappelijk werk.

1.5 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens?
Stichting HeenenWeer is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit is het geval voor de verwerking van persoonsgegevens van onze eigen vrijwilligers. Daarnaast zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor onze extra producten en diensten zoals de nieuwsbrief of uitnodigingen.

2. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?
Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u:

2.1 (categorie 1) Naam en contactgegevens:
Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer.

2.2 (categorie 2) Betaalgegevens:
Dit is uw rekeningnummer en de tenaamstelling.

2.3 (categorie 4) Unieke nummers en handtekeningen:
Dit zijn uw handtekening en BSN.

2.4 (categorie 5) Medische gegevens:
Dit zijn gegevens over bijvoorbeeld een specifieke handicap die een specifieke begeleiding van onze chauffeurs noodzakelijk maakt.

2.5 (categorie 6) Locatiegegevens:
Dit zijn gegevens over uw locatie, bijvoorbeeld dat u elk week naar een specifieke locatie gaat.

3. Voor welke doelen gebruiken we uw gegevens?
Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Een van onze doelen is het leveren van vervoer waar wij verschillende stappen voor nemen. Voor het vervoer kan het zijn dat we u moeten inschrijven in ons systeem, maar ook voor het boeken van de ritten en het verlenen van klantenservice.

Een ander doel is om u te registreren als donateur of als ‘Social Friend’ vrienden van de Stichtng heenenWeer. Hiervoor moeten wij u een factuur sturen en een contract opmaken dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Ook houden we u op de hoogte d.m.v. Een nieuwsbrief.


Ook kan het voorkomen dat er een juridisch geschil ontstaat waarbij we persoonsgegevens moeten verwerken.

4. Op basis van welke grondslagen gebruiken we uw gegevens?
Stichting HeenenWeer verwerkt alleen persoonsgegevens op basis van één van de 6 wettelijke grondslagen. De grondslag is de basis die nodig is om persoonsgegevens te verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de grondslag ‘overeenkomst’ die we gebruiken wanneer u een rit boekt. Een ander voorbeeld is de grondslag ‘toestemming’ die we gebruiken voor onze nieuwsbrief.

5. Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming
Stichting HeenenWeer maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is.

6. Delen we de gegevens met andere partijen?
Stichting HeenenWeer deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan de opdrachtgevers die we hebben.

Stichting HeenenWeer zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is. Wij zullen nooit persoonsgegevens uitwisselen indien dit niet is toegestaan. Wij vinden het belangrijk om hier transparant over te zijn, zodat u vertrouwen in ons hebt.

Daarnaast maakt Stichting HeenenWeer gebruik van een aantal vrijwilligers, denk bijvoorbeeld aan uw chauffeur. Wij zorgen ervoor dat de vrijwilligers die wij uitkiezen voldoende waarborgen hebben in het kader van privacy. Stichting HeenenWeer heeft afspraken gemaakt met deze vrijwilligers.

7. Worden uw gegevens buiten de EU gebracht?
Stichting HeenenWeer heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacyverordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

8. Hoe beveiligen we uw gegevens?
Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Stichting HeenenWeer een strikt beleid als het hier om gaat. Zoals onder punt 7 van deze verklaring is duidelijk gemaakt verwerken we in principe alleen persoonsgegevens binnen de EU. Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Een voorbeeld van deze maatregelen is het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy bewustzijn. Wij zorgen ervoor dat, indien we uw persoonsgegevens aan andere organisaties doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.

9. Hoe lang bewaren we uw gegevens?
De persoonsgegevens die van u verwerken bewaren we zolang dit noodzakelijk is voor de te leveren dienst. Soms is hiervoor een wettelijke bewaartermijn voorgeschreven, zoals de administratie voor de Belastingdienst. Indien er geen wettelijke bewaartermijn is, hanteren wij een zelf gedefinieerde bewaartermijn. Wij zorgen ervoor dat we persoonsgegevens niet langer bewaren dan dat nodig is.

10. Welke rechten hebt u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
Stichting HeenenWeer vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons. Onder het kopje ‘contact’ kunt u het webformulier invullen zodat wij u verder kunnen helpen. Ook kunt u hiervoor contact opnemen met ons via het e-mailadres secretariaat@stichtingheenenweer.nl of het nummer 06 28 18 13 43.

U kunt gebruik maken van de volgende rechten:
• Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
• Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
• Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
• Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
• Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.


11. Cookies
Stichting HeenenWeer maakt geen gebruik van cookies waarvoor toestemming vereist is. De website maakt gebruik van functionele cookies om de website te optimaliseren. Deze type cookies maken een dusdanig beperkte inbreuk op de privacy, dat de privacywetgeving niet van toepassing is.

De handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens is hier te vinden:
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/atoms/files/handleiding_privacyvriendelijk_instellen_google_analytics_mrt_2018.pdf

12. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens
Stichting HeenenWeer vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: 
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

13. Wijziging van de privacyverklaring
Aangezien we onze dienstverlening en website steeds willen verbeteren kan het zijn dat de privacyverklaring af en toe wordt aangepast. Wij publiceren de aangepaste versies op de website en geven een tijdsstempel mee.

14. Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Mocht u nog vragen hebben, een klacht hebben of een opmerking hebben, dan kunt u contact opnemen met ons via het e-mailadres secretariaat@stichtingheenenweer.nl of het nummer 06 28 18 13 43.

Privacyverklaring PDF versie